Notulen

 

Notulen zijn feitelijke verslagen van besprekingen. Notulen geven een vergadering niet woordelijk weer, maar beschrijven kort en bondig de discussie en de besluitvorming. Goede notulen zijn voor veel ondernemingen en organisaties belangrijk. Met goede notulen is het later altijd duidelijk welke beslissingen zijn genomen en welke argumenten daaraan ten grondslag lagen.

 

Professioneel notuleren

Villa Pit verzorgt op professionele basis notulen van onder meer bijeenkomsten van raden van bestuur, jaarvergaderingen, bouwvergaderingen en hoorzittingen.

Een professionele notulist

  • bereidt een vergadering voor door de stukken en eerdere besluitvorming te bestuderen;
  • luistert goed en kan een discussie volgen en analyseren;
  • kan hoofd- en bijzaken van elkaar scheiden, de juiste informatie selecteren en daarvan aantekeningen maken;
  • formuleert exact, zodat zijn verslag daadwerkelijk de strekking weergeeft van discussie en de genomen besluiten;
  • schrijft snel na de vergadering een bondig en duidelijk verslag.

Villa Pit-notulist Chris Halkes schrijft uw notulen vanuit de beginselen van doelmatige taal.

 

Videoconferenties

Als gevolg van de coronacrisis kunt u uw besprekingen nu mogelijk alleen nog laten doorgaan in de vorm van een videoconferentie. Ook dan kan Villa Pit de notulen verzorgen. Chris Halkes logt mee in op uw vergaderprogramma en volgt de vergadering op dezelfde manier als wanneer hij erbij aanwezig zou zijn. Villa Pit heeft de mogelijkheid daarbij te werken met onder meer Google Hangout, Microsoft Teams en Zoom.

 

Geluidsopname

Meestal zal Chris Halkes als notulist de vergadering bijwonen, maar U kunt bij Villa Pit ook een geluidsbestand ervan laten uitwerken tot notulen. Dat heet transcriptie.

Notulen van Villa Pit zijn in principe beschikbaar binnen een week na de vergadering of na de aanlevering van de geluidsopname.

Villa Pit kan van besprekingen meerdere soorten verslagen leveren en hanteert daarvoor verschillende tarieven.

Verslag op onderwerp

Een andere aanduiding hiervoor is beknopt samenvattend verslag. Het verslag geeft per onderwerp de essentie van de discussies weer en hetgeen is afgesproken en besloten. In beginsel meldt het verslag niet wie iets inbrengt. Een verslag op onderwerp is de geijkte verslagvorm voor bestuursvergaderingen.

Verslag op spreker

Een andere aanduiding voor een verslag op spreker is uitgebreid samenvattend verslag. Het verslag geeft bij ieder onderwerp – naast de essentie van de discussie, de besluiten en de afspraken – beknopt de standpunten van de verschillende deelnemers weer. Een verslag op spreker is onder meer passend voor vergaderingen waarbij meerdere partijen verschillende belangen behartigen.

Woordelijk verslag

Een woordelijk verslag is eigenlijk niet te beschouwen als notulen. Het verslag bestaat namelijk uit de volledig uitgeschreven tekst van de bespreking. De notulist hoeft daarom voor een woordelijk verslag niet te selecteren. Woordelijke verslagen zijn bijna nooit noodzakelijk.

Chronologisch verslag

Een andere term voor chronologisch verslag is uitgebreid verslag. Het verslag beschrijft de discussie, de afspraken en de besluiten, en geeft beknopt de individuele inbreng van deelnemers weer. Een uitgebreid verslag kan nuttig zijn bij besprekingen waar het draait om ideeënuitwisseling of waarin deelnemers over onderwerpen rapporteren.

Lijst

Besluitenlijsten, actiepuntenlijsten en afsprakenlijsten kunnen dienen als opzichzelfstaande notulen van een bespreking, maar kunnen ook als bijlage aan een andere verslagvorm worden toegevoegd. Bij teambesprekingen kan vaak volstaan worden met alleen een actie- en/of besluitenlijst.

 

U bent hier: Start>Diensten>Notulen